Toegankelijkheid van PDF-documenten

PDF-documenten kunnen perfect toegankelijk zijn. De Web Content Accessibility Guidelines hebben daar technieken voor. Net als in elk ander bestandsformaat moet de inhoud toegankelijk zijn: voldoende kleurcontrast, taal juist ingesteld, logische volgorde, ... Verder is het belangrijk dat het document voorzien is van de juiste tags voor toegankelijkheid.

Je krijgt een toegankelijk PDF-document als je:

  • ervoor zorgt dat het brondocument toegankelijk is,
  • het op de juiste manier naar PDF converteert. Dit wil zeggen dat je toegankelijkheidsinspanningen in het brondocument correct worden omgezet naar tags in het PDF-document.

Omdat beide voorwaarden per document kunnen verschillen, moet je elk PDF-document uitgebreid testen om te weten of het toegankelijk is.

Kies enkel voor PDF als bestandsformaat als er goede redenen voor zijn (zie het artikel Facts and opinions about PDF accessibility van Joe Clark op A List Apart).

Bronbestand

Je maakt een document niet rechtstreeks in PDF-formaat, maar in een tekstverwerker (Word, Pages, LibreOffice Writer, Google Docs ...), een rekenprogramma (Excel, Numbers, ...), presentatiesoftware (PowerPoint, Keynote, ...) of in een grafisch pakket zoals InDesign. Het is belangrijk om van bij de start van om het even welk nieuw document aandacht te hebben voor toegankelijkheid. Het Accessible Digital Office Document (ADOD) Project heeft daar uitgebreide handleidingen voor.

Sommige documenten (vb. een gescande brief waarop geen Optical Character Recognition of OCR is toegepast) zijn een afbeelding en dus totaal ontoegankelijk voor blinden. Als je die gescande brief als PDF bewaart, blijft dit document ontoegankelijk. Dit is niet de "schuld" van PDF, maar van een ontoegankelijk brondocument.

Conversie naar PDF

Pas als het document klaar is, zet je het om naar PDF. Daarbij is het belangrijk dat de software de tags voor toegankelijkheid toevoegt aan het PDF-bestand. Software zoals een virtuele printer doet dit niet en levert dus geen toegankelijke PDF-documenten op. De toegankelijkheid van het omgezette document is meestal goed vanuit Word, Open Office en InDesign.

Vanuit Google Docs kan je documenten naar PDF exporteren. Helaas is het resultaat helemaal niet toegankelijk. Je kan beter eerst exporteren als Word-document en dan vanuit Word opslaan als tagged PDF. Een alternatief is Grackle Docs, een add-in voor Google Docs

Bestaande PDF-documenten toegankelijk maken

  • Als je nog over het bronbestand beschikt, verbeter dan de toegankelijkheid ervan en converteer het opnieuw naar PDF.
  • Als je niet meer over het brondocument beschikt, dan moet je aan de slag met Acrobat Pro of Commonlook PDF GlobalAccess.

Opleiding

Over toegankelijkheid van PDF-bestanden valt heel wat te zeggen. AnySurfer biedt hierover twee opleidingen aan: een module voor gebruikers van Word en een module voor gebruikers van InDesign, telkens in combinatie met Acrobat Professional.

Met de informatie op de site van Adobe en de tutorials op Adobe TV kan je ook zelf aan de slag.