Toegankelijkheid van PDF-documenten

PDF staat voor Portable Document Format. Gebruik dit bestandsformaat enkel als er goede redenen voor zijn (zie het artikel Facts and opinions about PDF accessibility van Joe Clark op A List Apart).

Toegankelijkheid van PDF is tweeledig:

  • Hoe toegankelijk is het bronbestand?
  • Met welke software is het document naar PDF geconverteerd?

Bronbestand

Een document wordt niet rechtstreeks in PDF-formaat aangemaakt. Men maakt een document in een Word, Excel, PowerPoint of OpenOffice of in grafische pakketten als Indesign enz. Het is belangrijk om van bij de start van om het even welk nieuw document al aandacht te hebben voor toegankelijkheid.

Conversie naar PDF

Pas als het document klaar is, gaat men het omzetten naar PDF. Dit kan met heel uiteenlopende software. De toegankelijkheid van het omgezette document is het best gegarandeerd vanuit office 2007/2010, Open Office en via Adobe Acrobat pro.

Is PDF toegankelijk?

De vraag of PDF een toegankelijk bestandsformaat is, heeft dus geen eenduidig antwoord. PDF heeft de potentie om prima toegankelijk te zijn op voorwaarde dat het brondocument reeds toegankelijk was en op voorwaarde dat het op een degelijke manier naar PDF is geconverteerd. De vraag moet dus document per document beantwoord worden.

Sommige documenten (vb. een gescande brief waarop geen Optical Character Recognition of OCR is toegepast) zijn totaal ontoegankelijk voor blinden. Als er vervolgens een PDF-versie van wordt gemaakt, blijft dit document ontoegankelijk. Dit is niet "de schuld van PDF".

In Adobe Acrobat pro zit overigens een beperkte OCR-functie ingebouwd.

Toegankelijkheid van de inhoud van het document

Als het document afbeeldingen bevat, moet u er rekening mee houden dat blinden en zoekmachines deze niet kunnen zien. Het maakt niet uit of het om een pdf of een ander document gaat. Voor betekenisvolle afbeeldingen is een alternatief nodig. Vb. grafieken, screenshots, stroomschema's e.d.

In een handleiding gebruikt men wel eens symbolen of icoontjes. Ga na of de tekst begrijpbaar blijft als deze wegvallen.

Vb. om het toestel aan te zetten, drukt u op de knop (afbeelding).
Alternatief: om het toestel aan te zetten, drukt u op de ronde knop linksbovenaan (afbeelding).

Opleiding

Over toegankelijkheid van PDF-bestanden valt heel wat te zeggen. AnySurfer biedt hierover twee opleidingen aan: een module voor gebruikers van Word en een module voor gebruikers van InDesign, telkens in combinatie met Acrobat Professional.

Met de informatie op de site van Adobe en de tutorials op Adobe TV kan u alvast zelf aan de slag.