Toegankelijke PDF-formulieren vanuit Adobe LiveCycle Designer

Dit artikel beschrijft een methode om een toegankelijk formulier in PDF-formaat te produceren met LiveCycle 8.2 ES en Acrobat Pro 9.

Download het PDF-document dat we in dit artikel gebruiken.

Stappenplan

Acties in LiveCycle:

Acties in Acrobat Pro:

Acties in LiveCycle

Schrijf inhoud

Om een formulier te maken, gebruikt u steeds de elementen die LiveCycle voorziet en die u vindt in het paneel 'Objectbibliotheek’. (Venster>Objectbibliotheek of Shift-F12)

U vindt hier elementen om een formulierveld te maken en ook een vak om tekst in te voeren.

Als u andere objecten gebruikt, kan het zijn dat ze niet herkend worden door computerhulpmiddelen die mensen met een handicap gebruiken. Als u enkel standaardobjecten gebruikt, bespaart u de moeite om achteraf toegankelijkheidsinstellingen te moeten aanpassen.

Voeg structuur toe via ‘Rollen’

In LiveCycle kunnen we een document gemakkelijk structureren door ‘rollen’ te gebruiken. Een rol toekennen aan een object doet u met het paneel ‘Toegankelijkheid. Selecteer het object waaraan u een rol wil toekennen en kies in de uitklaplijst ‘Rol’, het titelniveau (kopniveau 1, kopniveau 2, 3,…). Om er een gewone paragraaf van te maken, kiest u voor ‘(geen)' .

Om een lijst te maken, maakt u een subformulier waaraan u de rol ‘lijst’ toekent. Daarbinnen voegt u zoveel subformulieren toe als er lijstitems zijn en u geeft elk lijstitem de rol ‘lijstitem’. Visueel verschijnt er links van de lijstitems geen opsommingsteken, maar een screenreader herkent deze constructie wel als lijst.

Men kan geen rol toekennen aan formuliervelden.

Geef de taal aan van de inhoud

Screenreaders moeten weten in welke taal het document is geschreven. De auteur moet daarom de taal aangeven in LiveCycle. Ga hiervoor naar het menu ‘Bestand> Formuliereigenschappen...’ tabblad ‘Standaardwaarden’. Hier kunt u in het uitklapmenu ‘Landinstelling formulier’ de taal van het document kiezen.

Maar dit volstaat niet. We moeten ook de taal aangeven in elk object van het formulier. Hiervoor selecteert u een object (of een groep objecten) en in het uitklapmenu ‘Landinstellingen’ van het paneel ‘object’ (Venster> object of Shift-F7) kiest u de taal van het object.

Een handige werkmethode is om eerst alle objecten van uw formulier in te voegen, alles te selecteren (CTRL-A) en ze allemaal dezelfde taal te geven. Als er vervolgens objecten zijn die een andere taal moeten krijgen, selecteert u die en geeft er de juiste taal aan.

Als u achteraf nog objecten toevoegt, vergeet dan niet om ze ook de juiste taal te geven.

Voeg alternatieve teksten toe aan afbeeldingen

Afbeeldingen die informatie bevatten, moeten een tekstueel alternatief krijgen. Selecteer de afbeelding en open het paneel ‘Toegankelijkheid’. Vul de alternatieve tekst voor de afbeelding in in het invoerveld ‘Aangepaste schermlezertekst’.

Geef het document een titel

Zoals in Acrobat Pro kunt u het document een titel geven. Deze titel zal verschijnen in de titelbalk van Acrobat Reader en vervangt dan de bestandsnaam die vaak niet erg betekenisvol is. Screenreaders zullen de titel als eerste voorlezen.

Om een betekenisvolle titel aan uw document te geven, opent u het venster ‘Formuliereigenschappen...’ (Bestand > Formuliereigenschappen...). Ga naar het tabblad ‘Informatie’en vul in het veld ‘Bijschrift’ de titel in die u aan uw document wil geven. Voorbeeld 'Bestelbon’

De bestandsnaam is ‘bdc1_NL.pdf’ terwijl de titel ‘Bestelbon’ is.

Definieer de leesvolgorde in het tabblad ‘Tabvolgorde’

De volgorde van de objecten in een formulier is niet belangrijk voor wat de leesvolgorde betreft. De volgorde waarin de objecten worden gelezen, is altijd van links naar rechts en van boven naar onder. U kunt deze volgorde beïnvloeden in LiveCycle.

In het paneel ‘Tabvolgorde’ (Venster> Tabvolgorde) kiest u ‘Aangepast’. U wordt dan geïnformeerd dat het formulier een automatische leesvolgorde gebruikt en dat u door te kiezen voor ‘Aangepast’ u zal afwijken van deze automatische volgorde. U moet dus nu zelf de juiste leesvolgorde aangeven voor het formulier. Houd hier zeker ook rekening mee als u later nog objecten toevoegt.

Selecteer het object en sleep het in het linkerpaneel naar boven of onder. U kunt ook de pijltjes omhoog/omlaag gebruiken die zich rechts bevinden van de opties ‘Automatisch’ en ‘Aangepast’.

Opties voor opslaan

Om computerhulpmiddelen (zoals een screenreader) te helpen een PDF-formulier te "begrijpen" moet het voorzien zijn van toegankelijkheidscodes. LiveCycle voegt deze toe bij het opslaan van het document. Controleer of deze functie is ingeschakeld: open het venster ‘Formuliereigenschappen’ (Bestand> Formuliereigenschappen). In het tabblad ‘Opslagopties’, moet ‘Toegankelijkheidsinformatie (codes) voor Acrobat genereren’ ingeschakeld zijn.

Noot: deze optie is in principe standaard ingeschakeld in LiveCycle.

Acrobat Reader toestaan om het formulier op te slaan samen met de ingevulde gegevens

Wie het formulier invult in Acrobat Reader moet de gegevens ook kunnen opslaan. Deze mogelijkheid is standaard niet ingeschakeld.

  • Als u beschikt over Acrobat Pro versie X of hoger: File > Save as... >Reader extended PDF>Enable additional feature...
  • Heeft u een oudere versie van Acrobat dan moet u hiervoor Adobe LiveCycle Reader Extensions gebruiken dat u apart moet aankopen.

Acties in Acrobat Pro

Eigenschappen aanpassen

Het aanpassen van bepaalde document-eigenschappen zou moeten gebeuren in het venster ‘Eigenschappen’ (Bestand > Eigenschappen). Vreemd genoeg zijn de velden die ons interesseren grijs en dus niet aanpasbaar.

Titel van het document

In het tabblad ‘Beschrijving’ in het veld ‘Titel’ staat de titel van het document, maar het veld is grijs (niet bewerkbaar).

Het is dus belangrijk dat u deze titel heeft ingevuld in LiveCycle.

In het tabblad ‘Weergave bij openen’ van hetzelfde venster ‘Eigenschappen’, is het uitklapmenu ‘Tonen’ ook grijs. Het is hier dat we zouden moeten aangeven dat de documenttitel moet verschijnen in de bovenste balk van het programma. Dit is niet mogelijk.

In de titelbalk van Acrobat Reader verschijnt de bestandsnaam (bdc1_NL.pdf) en niet de titel van het document. Het is dus de bestandsnaam die de screenreader eerst zal voorlezen.

Titelbalk van Acrobat Reader met de bestandsnaam 'bdc1_NL.pdf' gevolgd door Acrobat Reader

Omwille van deze bug moet u eraan denken om uw document een betekenisvolle naam te geven.

Taal van het document

De taal van het document verschijnt niet in het tabblad ‘Geavanceerd’ van het ‘Instellingen’ venster. Het is dus noodzakelijk om de taal aan te geven in LiveCycle.

Gebruik de toegankelijkheidscontrole

In Acrobat Pro kunt u de toegankelijkheid testen van uw formulier. Open hiervoor het venster ‘Volledige Controle’ (Geavanceerd > Toegang > Volledige Controle...) en klik ‘Controle starten’.

Als Acrobat Pro fouten vindt, verschijnt een rapport dat aangeeft welke fouten gecorrigeerd moeten worden in LiveCycle.

Waarschuwingsvenster van LiveCycle dat aangeeft dat 'The checker found no problem in this document'

Bron: Accessibility Best Practices For Adobe LiveCycle Designer