5.3 Office-bestanden

Office-bestanden zijn niet geoptimaliseerd voor publicatie op het web. U kunt er niet van uitgaan dat alle bezoekers de juiste software op hun computer hebben om deze bestanden te kunnen bekijken. Ook niet alle hulpmiddelen ondersteunen deze formaten. U kunt deze documenten ter download aanbieden, maar essentiële informatie moet ook als webpagina of als toegankelijk PDF-bestand beschikbaar zijn.

AnySurfer onderzoekt in de eerste plaats de toegankelijkheid van webpagina's, en niet die van de documenten die er te downloaden zijn. We beperken ons bij een audit daarom tot documenten die essentiële en actuele informatie bevatten.

Wat wel en wat niet?

Documenten die we standaard niet opnemen in de steekproef:

• Documenten waarvan de inhoud ook als HTML beschikbaar is op dezelfde website (zoals een flyer voor een aangekondigd evenement)
• Gearchiveerde documenten
• Documenten die slechts voor een beperkt (gekend) publiek bedoeld zijn

Een aantal voorbeelden van documenten die we in ieder geval screenen:

• De notulen van de gemeenteraad op een gemeentelijke website
• Een inschrijvingsformulier op een evenementenwebsite
• Een informatiebrochure die niet in HTML beschikbaar is

Wat is het alternatief?

Voor HTML en PDF bestaat er een behoorlijke consensus over wat toegankelijk is en wat gedaan kan worden om de toegankelijkheid te verbeteren. Voor Office-documenten is dit minder duidelijk. Daarom dient u een alternatief voor bestanden met essentiële informatie aan te bieden. Een formulier in Word kan u bijvoorbeeld omzetten naar één van de volgende formaten. In volgorde van voorkeur:

• Als een webformulier in HTML.
• Als toegankelijk PDF-formulier.
• Als platte tekst, een .txt-bestand waarin alle gevraagde informatie wordt opgesomd die de gebruiker kan e-mailen of printen en ondertekend met de post versturen.

Documenten voor intern gebruik

Documenten die u binnen uw organisatie deelt maar niet publiceert, worden niet door ons doorgelicht maar zijn uiteraard ook belangrijk. U krijgt een goed idee van de toegankelijkheid van Office-documenten door ze als platte tekst (.txt) op te slaan en te controleren of de inhoud volledig is en in de juiste volgorde staat. Het is bijvoorbeeld bekend dat tekst in tekstvakken (Word en PowerPoint) niet toegankelijk gemaakt kan worden. Access- en Publisher-bestanden zijn doorgaans helemaal ontoegankelijk.

Accessible Digital Office Documents

De toegankelijkheidsprincipes voor websites kunt u ook toepassen op andere bestandsformaten zoals Word, Excel, PowerPoint, Pages, Numbers, Keynote, OpenOffice e.d. De theorie blijft dezelfde maar de technieken zijn voor elk bestandsformaat een beetje verschillend. Het project "Accessible Digital Office Documents" heeft handleidingen opgesteld voor een groot aantal van deze bestandsformaten. Wij zijn bezig met de Nederlandse vertaling. Deze is klaar voor OpenOffice Writer (v3.2), Microsoft Word 2010, Microsoft Word 2011 voor Mac en iWork Pages '09. Deze kunt u vinden op documenten. In het Engels zijn er nog veel meer te vinden op de website van het Accessible Digital Office Document (ADOD) Project.

Om u op weg te helpen, hebben we een opleiding toegankelijke Word-documenten.

Zelf testen

Ga na of er Office-documenten op de site staan.
Als ze essentiële en actuele informatie bevatten, dan moet die ook als webpagina of als toegankelijk PDF-bestand beschikbaar zijn.

• Ja; dan is aan dit ijkpunt voldaan.
• Nee; pas uw website aan.

Word

• Zijn de koppen met opmaakstijlen als kop gemarkeerd?
• Zijn lijsten gemaakt met de opsommingstekens of nummering van Word?
• Is er een tekstalternatief voor afbeeldingen? Zijn linkteksten betekenisvol?
• Is kleur niet de enige manier om bepaalde informatie te verkrijgen?
• Zijn er geen formulieren of tekstvelden gebruikt?
• Worden tabellen alleen voor gegevens (niet voor opmaak) gebruikt?

Excel en andere spreadsheets

• Is kleur niet de enige manier om bepaalde informatie te verkrijgen?
• Zijn cellen een kolom breed en een rij hoog; zijn cellen niet (of zo min mogelijk) samen gevoegd?
• Is er spaarzaam gebruik gemaakt van lege cellen (voor opmaak)?
• Hebben alle werkbladen betekenisvolle namen? Zijn lege werkbladen verwijderd?
• Zijn instructies altijd zichtbaar en niet in een tooltip geplaatst?

PowerPoint

Presentaties zoals PowerPoint, Presenter, Keynote, Slide share zijn bedoeld ter ondersteuning van een presentatie; een mondeling verhaal. We gaan er dan ook van uit dat de PowerPoint niet op zich staat. Ze worden vaak gemaakt door de spreker, en hoewel u die op voorhand kunt wijzen op toegankelijkheid, heeft u het eindresultaat meestal niet in de hand.
Daarom vallen presentaties buiten de scope van een audit.

Zorg er wel voor dat presentaties benoemd zijn, leid de PowerPoint met enkele woorden in. Vermeld de titel of onderwerp, auteur en/of presentator en datum van de presentatie.
Bijvoorbeeld: Dit is de presentatie over de economische groei van het derde kwartaal van 2009 door Dhr Jansen gegeven voor de Ondernemers Raad op 1 november 2009.

De presentaties zijn niet bedoelt om informatie te publiceren. Routes, org charts en andere op zichzelf staande informatie moeten in HTML voorzien zijn.

Doelgroepen

• Alle bezoekers
• Mobiele surfer
• Zoekmachines

WCAG 2.0

Er zijn geen overeenkomstige richtlijnen voor dit ijkpunt.