Toegankelijke PDF met InDesign & Acrobat

Deze handleiding omschrijft de stappen die u doorloopt met InDesign CS 5.5 en Acrobat Pro X om een toegankelijke PDF te maken. Als u CS6 gebruikt, zijn de stappen quasi identiek. In onze opleiding toegankelijke PDF-documenten met Adobe InDesign demonstreren we het onderstaande en u kunt het ook zelf uitproberen.

Stappenoverzicht

Handelingen in InDesign

Voeg structuur toe via paragraafstijlen

Een toegankelijke PDF is getagged. Een tag bepaalt de semantische betekenis van een element. Een kop, een subkop, een paragraaf, een lijst, een tabel enzoverder. Zonder deze tags is een PDF één lange platte tekst zonder enige vorm van structuur. In een PDF zonder tags is die structuur enkel af te leiden uit de visuele opmaak (lettertype, lettergrootte, witruimte,…). Voor iemand die geen visueel overzicht van het scherm heeft, zijn deze tags cruciaal. Bijvoorbeeld blinden, slechtzienden of dyslectici die met een schermlezer (screenreader) naar de PDF luisteren. We voegen deze semantische structuur toe in InDesign aan de hand van paragraafstijlen. Het is daarom van cruciaal belang dat we ordelijk en consistent met paragraafstijlen omgaan tijdens de opmaak van het document.

Koppel elke paragraafstijl aan de juiste tag. Dit kan op 2 manieren.

  • Voor elke paragraafstijl apart. Onder "export tagging" in het "paragraph style options dialog".

    paragraph style options dialog

  • Voor alle paragraafstijlen tegelijk. Kies in de opties van het "paragraph style panel" voor "Edit All Export Tags…".

    opties van pargraph style panel

    dialoogvenster stijlen aan tags koppelen

Een paragraafstijl kan één van de volgende tags toegewezen krijgen:

  • P, paragraph
  • H1 t.e.m. H6, koppen tot 6 niveau's diep (H staat voor heading)
  • Artifact, decoratief element dat niet hoeft te worden voorgelezen

Lijsten en tabellen worden automatisch herkend en getagged. Dat geldt niet voor zelfgemaakte lijsten aan de hand van leestekens. Gebruik daarom altijd de lijst-functie van InDesign.

Geef aan in welke taal de inhoud is geschreven

Deze stap is overbodig als de inhoud van uw document in dezelfde taal is geschreven als de taal van de Indesign-software die u gebruikt. Als u dus een Nederlandstalige versie van InDesign gebruikt voor een Nederlandstalig document, kan u deze stap overslaan.

InDesign heeft geen mogelijkheid om de taal te definiëren op documentniveau. Standaard wordt de taal van uw document ingesteld volgens de taal waarin de software is geïnstalleerd. Het is wel mogelijk om de taal in te stellen van elke paragraafstijl. Om ervoor te zorgen dat de taal van de inhoud van uw document correct zal worden aangegeven in het PDF-document dat u zal maken, moet u de taal specifiëren in elke paragraafstijl: 'Paragraph style options', 'Advanced character formats', en kies hier de taal waarin uw tekst is geschreven.

'Advanced character formats' venster met uitklaplijst 'Language'

U spaart tijd als u de taal juist instelt van de eerste standaard stijl [basic paragraph] bij het openen van een nieuw document. De taalinstelling wordt dan automatisch overgenomen bij elke nieuwe stijl die u aanmaakt omdat die gebaseerd is op die eerste standaard stijl.

Om na te gaan dat de taal juist is ingesteld, opent u in Acrobat pro het paneel 'inhoud': selecteer een element en vraag de eigenschappen op. Sluit dit venster niet en overloop met pijl omlaag alle elementen in de boomstructuur. Het zou kunnen dat u de taal van de afbeeldingen handmatig moet verbeteren.

Plaats afbeeldingen in de leesvolgorde

Wanneer u een afbeelding invoegt, kan u de locatie ervan bepalen in de leesvolgorde van het document. Op die manier zal een schermlezer de alt-tekst van de afbeelding op het meest relevante moment voorlezen. Zo wordt bijvoorbeeld een staafdiagram, visueel onderaan de pagina, voorgelezen na de eerste paragraaf bovenaan de pagina. Dit heeft geen enkel effect op de visuele opmaak.

Plaats en selecteer de afbeeling in kwestie. Er verschijnen nu 2 vierkantjes. Met het gele vierkantje aan de rechterkant kan u ronde hoeken creëren. Met het blauwe vierkantje aan de bovenzijde kan u de afbeelding verankeren (drag & drop) binnen een tekstvak. Hierna verandert het vierkantje in een anker-symbool. Via View > extras > show text threads verschijnt er een stippellijn tussen de afbeelding en de locatie van het anker in de tekst.

afbeelding verbonden met tekst via stippellijn

Voeg alt-teksten aan afbeeldingen toe

Betekenisvolle afbeeldingen geeft u een alt-tekst via Menu > Object > Object Export Options. Kies Alt Text Source "custom" in het tabblad Alt Text van het dialoogvenster en omschrijf de afbeelding.

dialoogvenster object export options

Decoratieve afbeeldingen hoeven niet voorgelezen te worden. Kies in hetzelfde dialoogvenster in dat geval voor "Apply Tag: artefact" in het tabblad Tagged PDF. U kan dit dialoogvenster open laten staan en elke afbeelding in het document overlopen door het te selecteren.

Gebruik bladwijzers of een inhoudsopgave

Vooral bij uitgebreide documenten is het belangrijk om extra navigatiemiddelen te voorzien. Gebruik de functies van InDesign om een TOC (Table Of Content) te maken, bladwijzers toe te voegen of externe links te leggen.

Bepaal de leesvolgorde via Articles panel

De leesvolgorde van de PDF bepaalt u door tekstkaders en ander objecten in het Articles panel te slepen (drag & drop). Selecteer de objecten in de gewenste volgorde met de shift-toets ingedrukt. Versleep ze daarna in het Articles panel. U kan de leesvolgorde achteraf veranderen via dit paneel. Kies daarna via het menu "Use for Reading Order in Tagged PDF". De leesvolgorde heeft geen invloed op de visuele opmaak.

articles panel menu

Bepaal de volgorde voor 'reflow' via Layers panel

Reflow is een optie voor slechtzienden die de vaste breedte van een PDF verwijdert. Adobe Reader > View > Zoom > Reflow. Hierdoor wordt de inhoud over de volledige breedte van het scherm weergegeven om horizontaal scrollen te vermijden bij vergroting. De tekstregels schikken (reflow) zich automatisch naar de breedte van het venster.

Normaal:

screenshot PDF handleiding Adobe in normaal beeld

Met reflow:

screenshot PDF handleiding Adobe met reflow

De volgorde waarin de elementen bij reflow worden getoond, wordt bepaald door de volgorde van de elementen in de lagen van het document. Plaats de elementen die eerst moeten staan, als laatste in de volgorde van het layers paneel. In omgekeerde volgorde dus. Decoratieve elementen mag u negeren. Indesign hanteert deze volgorde automatisch bij het aanmaken van nieuwe elementen. Elk nieuw element wordt bovenaan de volgorde geplaatst. Het eerste element staat daardoor laatst.

Als de volgorde waarin u elementen (tekstframes, afbeeldingen, tabellen, etc.) toevoegt overeenkomt met de leesvolgorde, hoeft u dus niets te doen. Als u bijvoorbeeld eerst een tekstframe met de paragrafen van een pagina invoegt en daarna de kop die erboven hoort, moet u de volgorde in het lagen paneel aanpassen. Doet u dat niet, zal een gebruiker bij reflow, eerst de paragrafen te zien krijgen en daarna de kop.

omgekeerde volgorde elementen in layers panel

Voeg metadata toe

Geef het document een betekenisvolle titel en omschrijving via het menu File > File info…

dialoogvenster file info

Kijk de exportinstellingen na

Menu File > Export… Kies voor Adobe PDF (interactive). Vink de checkbox "Create Tagged PDF" aan.

dialoogvenster export instellingen

Handelingen in Acrobat

Stel de taal in

Open het document in Acrobat Professional. Menu File > Properties… Zet de taal in het tabblad advanced op de taal waarin het document is geschreven.

document properties tabblad advanced

InDesign zet de document tag automatisch op en-GB (English Great Britain) na het exporteren. Die taalkeuze moet u in Acrobat wissen omdat die de algemene taalkeuze in de document properties kan overschrijven.

  • Open het tags panel via menu View > Hide/Show > Navigation Panes > Tags
  • Selecteer de document tag, die bevindt zich direct onder de root tag
  • Kies properties via het tagspanel menu (of gebruik de rechtermuisklik)
  • Wis de aanwezige taalkeuze en-GB

properties van document tag

PDF lezers zoals Adobe Reader tonen standaard de bestandsnaam bovenaan in de programmabalk. Bestandnamen zijn vaak onduidelijk voor de lezer. Kies daarom in de document properties om de titel van de PDF te tonen in plaats van de bestandsnaam. Menu File > File info… Tablad Initial View, Show Document Title.

document properties show document title

Koppel de tabvolgorde aan de document structuur

De structuur die we in InDesign CS 5.5 hebben opgebouwd aan de hand van paragraafstijlen wordt niet automatisch overgenomen in de PDF. Dit stellen we manueel in. InDesign 6 doet dit wel automatisch en maakt deze stap overbodig.

  • Open het page thumbnails panel via menu View > Hide/Show > Navigation Panes > Page Thumbnails
  • Selecteer alle thumbnails. Klik op de eerste thumbnail en SHIFT-klik daarna op de resterende thumbails (of gebruik CTRL-A)
  • Kies via het page thumbnails menu voor "Page Properties" (of gebruik de rechtermuisklik)
  • Kies in het tabblad Tab Order voor Use Document Structure

page properties use document structure

Doe de Accessibility Check

Acrobat kan automatisch testen op enkele toegankelijkheidsvereisten zoals bijvoorbeeld de aanwezigheid van alt-teksten. Menu View > Tools > Accessibility. Full check. In een apart artikel leest u wat u nog meer kan doen om een PDF-document te testen op toegankelijkheid.

Bronnen

Deze handleiding is gebaseerd op:

Sébastien Delorme (van het bedrijf Atalan) bezorgde ons de informatie in de paragraaf over de reflow-volgorde.