Word formulieren

Microsoft Word is geen geschikt programma om formulieren in te vullen. Enkel wanneer het formulier uit platte tekst bestaat, kan iedereen het invullen. Voorbeeld:

Voornaam: __________
Familienaam: _________
Geslacht: Man/Vrouw (schrappen wat niet past)

Voordeel: iedereen kan alles lezen en bewerken.

Nadelen:

  • Foutgevoelig: mensen kunnen antwoordmogelijkheden toevoegen of aanpassen.
  • De ontwerper heeft geen controle over de ingevulde gegevens. Je kunt niet afdwingen dat een veld moet ingevuld worden en je kunt niet valideren of de gegevens aan vereisten voldoen. Vb. een postcode moet een getal van 4 cijfers zijn tussen 1000 en 9999.
  • Het formulier zal manueel verwerkt moeten worden.
  • Het is relatief veel werk voor gebruikers om het formulier juist in te vullen. Eenmaal een antwoord geschrapt, is het niet eenvoudig terug te plaatsen.
  • Het formulier is visueel erg saai en nodigt niet uit tot invullen.
  • Niet iedereen beschikt over Microsoft Word.

Dit soort formulier is dus toegankelijk maar niet echt gebruiksvriendelijk, niet voor de invuller en niet voor degenen die de gegevens moet verwerken.

Formulierelementen van Word

Word beschikt over een aantal formulierelementen zoals een invoerveld en een selectievakje.

Voordeel: je kan tot op zekere hoogte validatie inbouwen: je kan afdwingen dat in een veld enkel cijfers mogen voorkomen en je kan de invoer beperken tot bijvoorbeeld 4 posities.

Problemen:

  • Zover ons bekend, is het als toetsenbordgebruiker niet mogelijk om een selectievakje aan te vinken. In dialoogvensters van Windows zou je hiervoor de spatiebalk gebruiken. In Word lukt het echter niet om het selectievakje te selecteren zonder de muis te gebruiken. Ook screenreadergebruikers kunnen dit dus niet aan- of uitvinken.
  • Tekstvelden zijn wel bruikbaar maar het is als screenreadergebruiker niet duidelijk of je *in* het veld aan het typen bent.
  • De invuller kan ook nog steeds een vraag overslaan of zelfs verwijderen.

Beveiligen

Je kan het Word-document met het formulier ook beveiligen. In Word 2007 zit die functie in het lint Ontwikkelaars (sneltoets alt + s, p, v).

Voordelen:

  • Invullers hebben enkel toegang tot de formuliervelden. Ze kunnen niets aan het formulier veranderen.
  • Geen probleem meer om het formulier in te vullen als toetsenbordgebruiker: je kan niet anders dan *in* het tekstveld schrijven en je kan selectievakjes aankruisen met de spatiebalk.

Problemen:

  • Ook screenreaders zijn beperkt tot het invullen van formuliervelden. Het is in JAWS (getest in versie 11, 13 en 15) niet mogelijk om de rest van het document te lezen. Dit betekent onder andere dat men geen toegang heeft tot de instructies die meestal bovenaan een formulier staan.
  • Formuliervelden moeten voorzien zijn van een helptekst. Als die er niet is, zegt de screenreader enkel iets als "aankruisvakje, niet aangekruist" maar er is geen mogelijkheid om erachter te komen wat het label is bij dit vakje.
  • Als het document links of e-mailadressen bevat, dan zijn die niet aanklikbaar. Je kan met de muis wel tekst selecteren in een beveiligd document maar dus geen links activeren.

Een helptekst toevoegen aan formulierelementen in Word:

  • Selecteer het formulierveld en klik rechts,
  • klik eigenschappen,
  • klik op de knop "Help-tekst..."
  • in dit dialoogvenster moet je eerst kiezen voor "eigen help-tekst invoeren". Als je dit vergeet, blijft de keuze op "geen" staan en zal de tekst die je hebt ingevuld niet worden opgeslagen.
  • vul nu de help-tekst in en klik op "ok".

Screenshot van dialoogvenster om helptekst in te voeren

Zover wij weten is het niet mogelijk om een reeds aanwezige tekst in het document te markeren als helptekst. Als je ervoor kiest om je formulier te beveiligen, moet je dus elk veld manueel van een helptekst voorzien. Dit is arbeidsintensief en bovendien foutgevoelig. Als je morgen iets verandert aan het formulier maar vergeet de helptekst te updaten dan krijgt een screenreadergebruiker verkeerde informatie te horen. Er is ook geen vlotte manier om te controleren of alle helpteksten in een formulier correct zijn ingevoerd. Daarvoor moet je bovenstaande werkwijze per formulierveld toepassen, wat erg tijdrovend is.

Het zou veel handiger zijn als Word een label-constructie zou voorzien zoals in HTML-documenten bestaat.

Samengevat:

  • De ingebouwde formulierelementen van Word zijn niet toetsenbordtoegankelijk.
  • Als je het formulier beveiligt, worden ze dat wel, maar dan moet je aan elk veld handmatig een helptekst toevoegen om aan screenreadergebruikers duidelijk te maken waar elk veld voor dient.

Wat is dan de oplossing?

In volgorde van voorkeur: HTML, PDF, platte tekst.

Als het echt niet anders kan dan gebruikers Word-formulieren te laten invullen, hou het dan bij heel klassieke platte tekst vragen. Gebruik geen formuliervelden en beveilig het document niet.

Wil je dat laatste wel, voorzie dan elk formulierveld van een correcte helptekst. Het probleem blijft wel dat sommige mensen de tekst buiten het formulier niet zullen kunnen lezen.