Créer un formulaire PDF accessible avec Acrobat Pro

Cet article propose une marche à suivre pour créer un formulaire PDF interactif en partant d’un formulaire statique en format PDF. Si vous disposez d'un document Word ou autre, convertissez-le en document PDF pour commencer.

Cette marche à suivre fonctionne avec Acrobat pro 9 et X.

Téléchargez le fichier word exemple utilisé dans le présent tutoriel.

Les étapes

Reconnaissance automatique des champs

Faites une détection automatique des champs : ‘Run Form fields recognition’ (Advanced > Accessibility > Run Form fields recognition).

Après un court instant, Acrobat Pro vous informe qu’un nouveau formulaire PDF a été créé. Certains champs ont peut-être été omis, et des champs ont peut-être été ajoutés là où il n'en faut pas. Le nom du champ est indiqué en blanc sur fond noir à l'intérieur du champ. Vous êtes en mode d’édition de formulaire (‘Form Editing Mode’).

Dans notre exemple, après avoir cliqué OK, nous observons que :

  • Les ‘champs’ que nous avons placés depuis Word ont été identifiés et nommés, sauf le champ ‘Prénom’ qui n’était suivi que de quatre points et n’a pas été identifié comme tel.
  • Le Champ ‘nom’ est un peu court.
  • Les cellules du tableau que nous avons laissées vides ont été reconnues comme des zones de saisie de texte. Acrobat Pro leur a attribué un nom composé de l’entête de colonne et de l’entête de rangée (Par exemple 'FrançaisJean' ou 'MathSophie') ce qui permettra d’identifier sans équivoque chacune des cellules.

Corrections manuelles

Il est possible de faire des retouches, ou si la détection automatique n’a pas bien fonctionné, d'ajouter des champs manuellement.

Insertion de champs

Insérez les champs qui n'ont pas été détectés manuellement. Dans notre exemple, le champ ‘prénom’ n’avait pas été reconnu automatiquement, donc nous l'ajoutons.

Pour cela, cliquez le bouton ‘Add New Field’ et sélectionnez ‘Text field’.

Le curseur est maintenant remplacé par une zone bleue qui représente le champ que vous allez insérer. Positionnez-vous à l’endroit souhaité et cliquez.

Le champ vient d’être crée et une zone d’édition jaune (Field name) vous permet de spécifier son nom. Entrez ‘Prénom’. Puis cliquez sur 'Show all properties' et remplissez également le champ 'tooltip' avec la même valeur.

Nommer tous les champs correctement

Parcourez tous les champs et remplissez le 'Name' et 'Tooltip' dans les propiétés de chaque champ.  Dans le panneau ‘Fields’, cliquez avec le bouton droit sur le premier champ,dans ce cas-ci ‘Lecture’. Choisissez l’option ‘Properties’.

C'est l'information du tooltip qui sera lue par les lecteurs d'écran. Il s'affichera également lorsque au survol de la souris. Veillez à ce que le tooltip contienne toute l'information nécessaire pour remplir le champ, par exemple 'Vos centres d'intérêtes - lecture'.

Changer la taille d’un champ

Si les champs ajoutés automatiquement n’ont pas la bonne taille, vous avez la possibilité de la modifier.

Dans l’exemple, le champ 'Nom' a pris la place des 7 points mis dans notre document Word et est probablement trop petit pour permettre l'affichage d’un nom complet. Nous le redimensionnons.

Regrouper des boutons radio

Pour regrouper des boutons radios, si ce n’est pas fait automatiquement il faut leur donner le même nom (Name dans l’onglet ‘General’), mais une valeur différente (value dans l’onglet ‘options’).

Dans notre exemple, dans la palette ‘fields’, on observe que les boutons radio sont regroupés sous le titre ‘Voulez-vous une facture’. C’est important que les champs soient regroupés parce que les étiquettes des champs, ‘oui’ et ‘non’ n’ont pas de sens sans la question correspondante ‘Voulez-vous une facture’. C’est également indispensable pour qu’il ne soit possible que de sélectionner une des options.

Vérifier et corriger l’ordre de tabulation

Il faut indiquer l’ordre de tabulation des champs. Pour cela, sélectionnez l’option ‘Order Tabs by Row’ du menu ‘Tab Order’ de la palette ‘Fields’.

Vérifiez ensuite que l'ordre de tabulation correspond bien à l'ordre logique de lecture. Pour cela affichez l'ordre de tabulation en utilisant l'option 'Show tab numbers' du menu 'Tab Order'. Vous pouvez également vous positionner sur le premier champ dans le panneau 'Fields, en cliquant dessus. Ensuite vous parcourez tous les champs en utilisant la flèche vers le bas, et en vérifiant en même temps visuellement que les champs sont parcourus dans le bon ordre.

Si certains champs ne sont pas au bon endroit dans l'ordre de tabulation, vous pouvez les déplacer dans le panneau 'Fields'.

Quitter le mode d’édition du formulaire

Lorsque l’ensemble des champs vous paraît correct, quittez le ‘Form Editing Mode’ en cliquant le bouton ‘Close Form Editing’ dans la barre supérieure.

Vous pouvez à tout moment revenir dans le mode d’édition de formulaire en choisissant ‘Add or edit Fields…’ dans le menu ‘Forms’ de la barre supérieure d’Acrobat pro.

Langue, titre et options du formulaire

De retour dans le mode standard d’Acrobat Pro, nous ouvrez la fenêtre ‘properties’ (file > Properties…). Dans le champ Title de l’onglet ‘description’, donnez un titre au document. Notez que si vous avez déjà donné un titre dans le document Word, vous le retrouvez ici.

Toujours dans la fenêtre de Propriétés, mais cette fois dans l’onglet ‘Initial View’, sélectionnez ‘Document title’ dans le menu déroulant ‘Show’. Ceci fera que le titre du document apparaitra dans la barre de titre du programme qui ouvrira le PDF.

Avant de refermer la fenêtre de ‘Propriétés’, vérifiez dans la section ‘Reading Options’ de l’onglet ‘Advanced’ que la langue sélectionnée correspond bien a la langue du contenu du document. La langue indiquée actuellement provient du document Word.

Cette option applique la langue à tout le document. Si vous insérez un élément dans une autre langue que la langue principale, procédez comme ceci :

  1. Localisez les objets dans le panneau ‘Tags’. POur un champ vous trouverez en général une balise 'Form' qui correspond au champ et une balise correspondant au texte de l'étiquette du champ.
  2. Cliquez le premier objet avec le bouton droit de la souris et choisissez ‘Properties’. Dans le menu déroulant ‘Language’ sélectionnez la langue dans laquelle l’élément à été écrit.
  3. Répétez l’opération pour les deux objets. N’oubliez pas qu’un champ de formulaire se compose du champ et de son étiquette. Les deux doivent se voir attribuer la même langue.

Vérifiez l’accessibilité du formulaire

Pour vérifier l'accessibilité d'un formulaire PDF interactif, vous pouvez faire la même chose que pour tester l'accessibilité d'un document PDF statique, et vérifier en plus des choses spécifiques aux formulaires:

  • Testez l’ordre de tabulation : parcourez le formulaire en utilisant uniquement la touche TAB. 
  • Vérifiez manuellement les tooltips de chaque champ en passant dessus avec la souris ou lisez le formulaire avec un lecteur d'écran.
  • Convertissez le formulaire en format texte pour vérifier l'ordre du contenu et la lisibilité.
  • Utilisez le vérificateur d'accessibilité d'Acrobat Pro : sélectionnez l’option ‘Full Check’ du menu ‘Advanced > Accessibility’ et cliquez OK. 

Il se peut que le vérificateur d’Acrobat Pro signale une erreur lorsqu’on a modifié l’ordre structurel de tabulation. Cela ne porte pas à conséquence,si l’ordre de tabulation est correct et que les autres vérifications sont OK.

Enregistrer

Il ne reste plus maintenant qu’a enregistrer le document.

Conclusion

La création de formulaires en combinant Word 2010 et Acrobat Pro est assez facile et donne un bon résultat. L’important est de préparer le mieux possible le document source en Word et la conversion ne devrait pas poser de problèmes. Le grand avantage de travailler avec Word réside dans le fait qu’il est aisé de travailler avec des textes suivis et pas uniquement des champs de formulaires.