De eerste voorwaarde voor een toegankelijk PDF-document is dat het brondocument goed toegankelijk is. Hou dus rekening met onze richtlijnen voor toegankelijkheid van Word-documenten.
Vervolgens zet je het Word-bestand om naar PDF. Daarvoor bestaan heel wat gratis plugins of virtuele printers, maar deze leveren geen goed gestructureerde PDF-documenten op. Gebruik daarom de functie "opslaan als PDF" die is ingebouwd in Word 2007 of hoger.
Ga als volgt te werk om een toegankelijk Word-document naar PDF om te zetten:
- Als uw Word-document afbeeldingen bevat, moet u eerst een bug voorkomen: sla het document op in het oude .doc-formaat in plaats van .docx (dat de standaard is vanaf Office 2007). Doet u dit niet dan zullen in het PDF-bestand alle afbeeldingen vooraan komen te staan in de leesvolgorde.
- Kies voor "Opslaan als..." en kies PDF
- In het dialoogvenster "Opslaan als", selecteert u de knop Opties.
- In het dialoogvenster "Opties" zorgt u ervoor dat het aankruisvakje "Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid" onder het kopje "Inclusief niet-afdrukbare informatie" aangevinkt staat.
- In het dialoogvenster "Opties" zorgt u er ook voor dat het aankruisvakje "Bitmaptekst als lettertypen niet mogen worden ingesloten" onder het kopje "PDF-opties" uitgevinkt staat.
- Klik op Ok om het dialoogvenster "Opties" te verlaten.
- Klik "Opslaan" om het Word-document als PDF-bestand op te slaan.
Stappen 3 tot 6 moet je normaal gezien slechts eenmaal uitvoeren. Word zal deze opties onthouden voor toekomstige documenten.
Je hebt nu een theoretisch toegankelijk PDF-document gemaakt. De volgende stap is om het PDF-document op toegankelijkheid te testen.
Reacties
Reageer als eerste